Duizenden organisaties en certificeringen. Eén systeem zorgt voor een gestroomlijnde afhandeling.

De CO₂-prestatieladder van SKAO (Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen) helpt bedrijven hun klimaatprestaties aan te tonen en een voorsprong te behalen bij overheidsaanbestedingen. Meer dan 8.000 organisaties hebben zich aangemeld. Ruim 300 aanbestedende diensten vertrouwen erop dat de gegevens accuraat, actueel en toegankelijk zijn.

Het vorige systeem was ontworpen voor een kleinere schaal. Naarmate het programma groeide, werd het steeds moeilijker om de administratie en facturering te beheren. De verwerking van certificaten gebeurde handmatig: elk certificaat werd met de hand gecontroleerd en de gegevens werden stuk voor stuk ingevoerd. Het systeem kon de werkdruk niet meer aan en de certificeringseisen werden steeds uitgebreider.

De uitdaging: de leveranciersdatabase van hoge kwaliteit houden en tegelijkertijd de organisatie zelfstandig laten werken. Verzoeken snel afhandelen, zonder het risico dat er onjuiste gegevens in het systeem terechtkomen.

We hebben het volledige verouderde systeem vervangen. Registratie, het bijhouden van certificeringen, rapportage, facturering met geautomatiseerde betalingen via Mollie, en realtime synchronisatie met de openbare website.

Toen hebben we iets gebouwd waarvan ze niet wisten dat het mogelijk was.

Vroeger werden door organisaties ingediende certificaten volledig handmatig gecontroleerd. We hebben een OCR-systeem ontwikkeld dat alle informatie op een certificaat automatisch vastlegt en verwerkt. Het team van SKAO hoeft nu alleen nog maar de resultaten te controleren in plaats van alles handmatig in te voeren. Dat alleen al levert elke week uren tijdwinst op en stelt hen in staat om meer details uit elk certificaat te halen dan voorheen mogelijk was.

Voor de meer dan 8.000 certificaathouders is een interactieve versie van het handboek van de CO₂-prestatieladder ontwikkeld. In plaats van een statisch document te lezen en te raden wat op hen van toepassing is, worden organisaties nu stap voor stap door het certificeringsproces geleid, met uitleg, voorbeelden en definities.

Het team van SKAO kan nu zelf geautomatiseerde e-mails, de inhoud van handleidingen, toelichtingen, afbeeldingen en definities aanpassen. Geen ticket bij de ontwikkelaars. Geen wachttijden. Ze werken het bij en het staat meteen online. Dat soort onafhankelijkheid is iets waarvan de meeste organisaties pas beseffen dat ze erom kunnen vragen als ze het eenmaal hebben.

Onlangs hebben we ook een applicatie voor het bijhouden van maatstaven geleverd, met mogelijkheden voor benchmarking, zodat organisaties kunnen zien hoe hun prestaties zich verhouden tot die van anderen.

Actief sinds 2024. Groeit snel.

Meer dan 8.000 organisaties, meer dan 300 aanbestedende diensten en duizenden gebruikers maken gebruik van het platform.

De factureringstijd is aanzienlijk verkort en dankzij geautomatiseerde betalingen is handmatige verwerking overbodig geworden.

De verwerkingstijd van certificaten is verkort; onze op maat gemaakte OCR-software leest de gegevens van certificaten automatisch in en verwerkt deze.

Interactief certificeringshandboek ter vervanging van de statische documentatie voor alle certificaathouders. Een eenvoudig te onderhouden systeem voor het beheer van het handboek voor interne gebruikers.

Benchmarkingtools die organisaties inzicht geven in hun prestaties.